Cyfryzacja dokumentów księgowych zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy zarządzają rozliczeniami a także obiegiem informacji inwestycyjnych. Wprowadzenie Krajowego Systemu e Faktur wpłynęło na konieczność implementacji narzędzi wykorzystywanych do wystawiania i archiwizowania dokumentów sprzedażowych. Program do faktur z ksef stanowi rozwiązanie umożliwiające integrację z centralną bazą faktur ustrukturyzowanych, co oznacza, że dokumenty tworzone są według określonego schematu i przekazywane do systemu teleinformatycznego administracji skarbowej.

Tego typu oprogramowanie pozwala na generowanie plików zgodnych z obowiązującą strukturą logiczną oraz ich przesyłanie w sposób elektroniczny, z uwzględnieniem wymogów formalnych dotyczących danych sprzedawcy, nabywcy a także pozycji towarowych albo usługowych.

System do faktur z ksef obejmuje zazwyczaj funkcje związane z nadawaniem numerów identyfikacyjnych dokumentom, odbieraniem oficjalnych potwierdzeń oraz archiwizacją faktur w formie cyfrowej. Istotnym elementem jest sposobność weryfikacji statusu przesłanego dokumentu, ponieważ faktura uznawana jest za wystawioną w momencie jej przyjęcia przez system. Oprogramowanie tego typu uwzględnia również mechanizmy uwierzytelniania użytkownika, co wiąże się z koniecznością posługiwania się odpowiednimi uprawnieniami lub podpisami elektronicznymi. Integracja z wewnętrznymi systemami księgowymi umożliwia na automatyczne przenoszenie danych, co ogranicza potrzebę ręcznego wprowadzania informacji i zmniejsza ryzyko błędów wynikających z powielania tych samych danych w różnorakich rejestrach.

Program do faktur z ksef może być wykorzystywany zarówno przez jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i przez większe podmioty prowadzące rozbudowaną ewidencję sprzedaży. W zależności od skali działalności odbiega zakres użyteczności, obejmujący między innymi obsługę wielu magazynów, walut czy stawek podatkowych. Ważnym zagadnieniem pozostaje zgodność z aktualnymi przepisami prawa podatkowego, ponieważ struktura faktury ustrukturyzowanej określona jest w przepisach wykonawczych i może podlegać zmianom. Oprogramowanie przeznaczone do obsługi faktur w KSeF musi zatem umożliwiać aktualizację schematów oraz dopasowanie pól wymaganych do obowiązujących regulacji, ażeby zapewnić poprawność formalną wystawianych dokumentów.

System do faktur z ksef wiąże się również z określonymi zasadami przechowywania danych oraz dostępem do archiwalnych dokumentów. Faktury przesłane do systemu są przechowywane w centralnej podstawie przez wskazany w przepisach okres, co wpływa na sposób prowadzenia dokumentacji przez przedsiębiorców. Zmienia się też moment doręczenia dokumentu odbiorcy, ponieważ dostęp do faktury następuje poprzez system teleinformatyczny, a nie w drodze tradycyjnej wysyłki. W praktyce znaczy to konieczność odpowiedniego przygotowania procesów wewnętrznych a także procedur księgowych do obsługi dokumentów w formie ustrukturyzowanej, z uwzględnieniem zasad identyfikacji, akceptacji i ewentualnej korekty faktur wystawianych w ramach Krajowego Systemu e Faktur.

Inne informacje w tym temacie: program do faktur z ksef.

Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.

[Publikacja sponsorowana]