Planowanie zatrudnienia wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie liczby wolnych stanowisk, lecz również zakresu zadań, wymaganych umiejętności i warunków, jakie można zaoferować kandydatom. W praktyce trudności pojawiają się na prawdę często wtedy, gdy opis stanowiska nie odpowiada codziennej pracy albo wymagania wobec pracownika są zbyt szerokie. Wynajdowanie adekwatnej osoby może wtedy trwać dłużej, a kolejne rozmowy nie prowadzą do wyboru kandydata.

Agencja HR może uczestniczyć w porządkowaniu tego procesu, między innymi przez analizę potrzeb kadrowych, zobowiązanie kryteriów naboru i określenie sposobu oceny zgłoszeń. Istotne jest a przy tym rozróżnienie wymogów koniecznych od dodatkowych. Jeżeli pracodawca oczekuje kilkuletniego doświadczenia, znajomości wielu narzędzi i zupełnej dyspozycyjności, powinien określić, które z owych warunków w rzeczywistości wynikają z charakteru stanowiska. Takie ustalenia wpływają na liczbę dostępnych kandydatów i przebieg dalszych etapów rekrutacji.

Sposób prowadzenia naboru zależy od rodzaju stanowiska oraz sytuacji na rynku pracy. W sytuacji pracy wymagającej konkretnych uprawnień istotne jest sprawdzenie dokumentów i zakresu dotychczasowych zadań. Przy stanowiskach opartych na kontakcie z klientem większe znaczenie mogą mieć sposób komunikacji, umiejętność rozwiązywania problemów i doświadczenie w podobnych sytuacjach. Agencja rekrutacyjna może zajmować się publikacją ofert, analizą aplikacji, prowadzeniem wstępnych rozmów oraz przekazywaniem pracodawcy informacji o osobach spełniających ustalone kryteria. Nie znaczy to jednak, że każdą kompetencję da się ocenić na bazie dokumentów lub krótkiej rozmowy. Niektóre umiejętności wymagają zadania praktycznego, a inne można zweryfikować dopiero w trakcie wykonywania zadań. Istotne jest również przekazywanie kandydatom informacji o kolejnych etapach naboru. Brak odpowiedzi, zmiana założeń podczas procesu albo niejasny opis wynagrodzenia mogą utrudniać podjęcie decyzji obu stronom.

Osobnym zagadnieniem jest dopasowanie formy współpracy do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre stanowiska mają charakter stały, inne pojawiają się w związku z sezonowym wzrostem liczby zamówień, zastępstwem lub realizacją określonego projektu. W takich sytuacjach agencja zatrudnienia może uczestniczyć w pośrednictwie pracy albo organizacji zatrudnienia tymczasowego, zależnie od zakresu prowadzonej działalności i przyjętego modelu współpracy. Przed rozpoczęciem rekrutacji należy ustalić przewidywany czas pracy, liczbę potrzebnych osób, miejsce wykonywania obowiązków a także warunki umowy. Warto również uwzględnić czas niezbędny na wdrożenie nowych pracowników. Samo obsadzenie stanowiska nie rozwiązuje wszystkich problemów kadrowych, jeśli osoba zatrudniona nie otrzyma informacji o procedurach, narzędziach i podziale odpowiedzialności. Przy większej liczbie nowych pracowników znaczenie moraz organizacja szkoleń i przystępność ludzi, którzy mogą udzielać wsparcia w pierwszych dniach pracy. Niedopasowanie harmonogramu wdrożenia do rzeczywistych możliwości zespołu może wpływać na terminowość wykonywania zadań.

Współpraca przy rekrutacji wiąże się również z przetwarzaniem danych kandydatów i uwarunkowaniem odpowiedzialności za poszczególne działania. Dokumenty aplikacyjne zawierają informacje, które powinny być wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i w zakresie niezbędnym do prowadzenia naboru. Znaczenie ma określenie zasad dostępu do dokumentacji, sposobu przekazywania danych a także okresu ich przechowywania. Równie bardzo ważna jest zgodność informacji zawartych w ogłoszeniu z faktycznymi warunkami pracy. Jeżeli podczas rozmów okazuje się, że obowiązki, uposażenie lub godziny pracy różnią się od wcześniejszych ustaleń, kandydat może wycofać własną aplikację, a proces powinno się zacząć ponownie. Z tego względu osoby odpowiedzialne za rekrutację powinny na bieżąco przekazywać sobie informacje o zmianach i aktualizować kryteria naboru tylko wówczas, gdy istnieje ku temu stwierdzenie. Przemyślany podział obowiązków pozwala zachować spójność procesu, jednakże niejasne ustalenia mogą prowadzić do opóźnień, powielania pracy i rozbieżności w ocenie kandydatów.

Więcej informacji na stronie: agencja rekrutacji.