Jeszcze przed rozpoczęciem przewozu trzeba ustalić sporo detali, które w późniejszym czasie wpływają na sposób realizacji całego zlecenia. Nie chodzi jedynie o wskazanie miejsca odbioru i dostawy. Znaczenie ma rodzaj towaru, jego masa, objętość, liczba opakowań, sposób zabezpieczenia oraz warunki panujące w punktach przeładunkowych.

W przypadku ładunków o nieszablonowych wymiarach konieczne może być wcześniejsze sprawdzenie sposobności dojazdu i przygotowanie odpowiedniego pojazdu. Przy standardowych przesyłkach także występują ograniczenia, choć często są mniej widoczne. W magazynie może brakować miejsca na oczekiwanie samochodu, dostawa może być przyjmowana jedynie w określonych godzinach, a załadunek może wymagać wcześniejszego przygotowania towaru. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają zebrania dokładnych danych przed postanowieniem szczegółowego harmonogramu. Każda zmiana na tym etapie może mieć wpływ na kolejne decyzje, szczególnie gdy pojazd ma realizować więcej niż jeden przewóz w ciągu dnia.

Przy planowaniu trasy warto patrzeć szerzej niż wyłącznie na liczbę kilometrów. Droga wybrana na bazie mapy może w rzeczywistych ustaleniach okazać się mniej praktyczna ze względu na ograniczenia dla cięższych aut, remonty, utrudnienia komunikacyjne lub skomplikowany dojazd do miejsca rozładunku. W przewozach obejmujących kilka punktów znaczenie moraz kolejność wizyt. Ładunek powinien być rozmieszczony w pojeździe w taki sposób, by dostęp do poszczególnych przesyłek odpowiadał kolejności rozładunków. W innym przypadku podczas postoju może być potrzebne przesuwanie innych towarów, co wydłuża obsługę. W pewnych przypadkach korzystniejsza okazuje się trasa nieco dłuższa, niemniej jednak pozwalająca zachować ustalone godziny przyjęć. Innym razem niewielka zmiana kolejności punktów może ograniczyć liczbę dodatkowych czynności. Takie decyzje zależą od konkretnego przewozu i nie da się ich sprowadzić do jednego uniwersalnego schematu.

Usługi transportowe i spedycyjne obejmują również kontrolę informacji pojawiających się już podczas realizacji zlecenia. Przewóz może przebiegać zgodnie z planem, niemniej jednak wystarczy opóźnienie w trakcie załadunku, aby niezbędne było ponowne sprawdzenie kolejnych godzin. Przy krótkiej trasie różnica kilkudziesięciu minut może nie posiadać większego znaczenia, natomiast przy kilku zaplanowanych dostawach wpływa już na cały harmonogram. Z tego powodu istotne jest bieżące przekazywanie informacji w gronie osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie towaru, organizację przewozu i jego odbiór. W praktyce kłopotem bywają również rozbieżności między wcześniejszymi danymi a stanem prawdziwym. O ile liczba palet jest większa niż podano albo towar zajmuje więcej miejsca, może pojawić się konieczność zmiany sposobu załadunku. Tak samo działa informacja o zmianie godzin pracy magazynu. Z pozoru niewielka korekta może wymusić przesunięcie całej sekwencji przejazdu.

Przy regularnych przewozach w szczególności przydatne staje się analizowanie rzeczywistego przebiegu wcześniejszych zleceń. Sam zamiar nie pokazuje, ile czasu faktycznie trwał załadunek, gdzie występowały postoje i w których miejscach pojawiały się trudności z przyjęciem towaru. Takie dane mogą posiadać znaczenie przy przygotowywaniu kolejnych harmonogramów. Jeżeli konkretny punkt regularnie wymaga dłuższego wymagania, warto uwzględnić to w planie zamiast zakładać czas wynikający jedynie z odległości. Bardzo podobnie można oceniać wykorzystanie przestrzeni pojazdu oraz częstotliwość sytuacji, w których konieczna była zmiana kolejności dostaw. W przewozach międzynarodowych dochodzą dodatkowe czynniki, w głównej mierze różnice w organizacji ruchu, przepisy obowiązujące na poszczególnych trasach oraz czas niezbędny na czynności powiązane z przekraczaniem granic. W efekcie planowanie transportu pozostaje procesem zależnym zarówno od danych otrzymanych przed wyjazdem, jak i od warunków, które ukazują się dopiero w trakcie realizacji zlecenia.

Zobacz również: transport morski.