W zwykłym funkcjonowaniu przedsiębiorstw sporo trudności wynika nie z braku wiedzy, lecz z utrwalonych możliwości wykonywania obowiązków. Pracownicy mogą znać procedury, a pomimo to mieć problem z przekazywaniem informacji, ustalaniem priorytetów czy reagowaniem na nietypowe sytuacje. Takie problemy na prawdę bardzo często ujawniają się dopiero przy większej liczbie zleceń, zmianie organizacji pracy albo pojawieniu się nowych obowiązków.

Analiza tych zdarzeń umożliwia określić, czy potrzebne jest uzupełnienie wiedzy, ćwiczenie konkretnych kwalifikacji, czy może zmiana sposobu organizacji zadań. W tym kontekście szkolenia dla firm mogą dotyczyć nie tylko i wyłącznie wiedzy branżowej, ale również zarządzania nierzadko, obsługi klienta, współpracy między działami i rozwiązywania problemów. Temat zajęć powinien wynikać z sytuacji, które naprawdę występują w danym środowisku pracy. W przeciwnym przypadku uczestnicy mogą poznać wiele ogólnych zasad, które trudno będzie odnieść do własnych obowiązków.

Przygotowanie skryptu wymaga uwzględnienia tego, jak pracownicy wykonują własne zadania i z jakimi ograniczeniami się mierzą. Np, szkolenie dotyczące organizacji czasu nie rozwiąże kłopotu, jeśli główną przyczyną opóźnień są niejasne podziały odpowiedzialności albo częste zmiany poleceń. Jednakowo zajęcia z komunikacji nie zastąpią ustalenia zasad przekazywania informacji między zespołami. Dlatego przed wyborem tematu warto zebrać opinie uczestników, prześledzić powtarzające się błędy i ustalić, jakich modyfikacji oczekuje się po zakończeniu zajęć. Firma szkoleniowa może na tej podstawie opracować zakres materiału dopasowany do dokładnie sprecyzowanej grupy, jednak dokładność diagnozy zależy także od informacji przekazanych przez organizatora. Zbyt ogólny opis potrzeb utrudnia przygotowanie ćwiczeń odnoszących się do rzeczywistych sytuacji. Znaczenie ma także wielkość grupy. Przy liczniejszym zespole nie najprościej przeznaczyć wszystkim osobom uczestnikowi tyle samo czasu, w szczególności gdy program obejmuje zadania praktyczne i indywidualną informację zwrotną.

Osobną kwestią jest wybór metody prowadzenia zajęć. Wykład sprawdza się przy przekazywaniu uporządkowanych informacji, zmianach w przepisach lub omawianiu nowych zasad postępowania. Nie zawsze wystarcza natomiast wtedy, gdy uczestnicy mają nauczyć się reagowania na trudne sytuacje. W takich okolicznościach można wykorzystać analizę przypadków, ćwiczenia w parach albo symulacje rozmów. Ich przebieg powinien uwzględniać warunki zbliżone do codziennej pracy, ponieważ zbyt uproszczone przykłady nie pokazują wszystkich trudności. Warto też pozostawić czas na omówienie błędów i różnorakich sposobności rozwiązania tego samego problemu. Nie każda forma pasuje do w zasadzie każdego tematu. Ćwiczenia wymagające aktywnego udziału mogą być trudniejsze do przeprowadzenia w ogromnej grupie zdalnej, jednak spotkanie stacjonarne wiąże się z koniecznością uzgodnienia terminu i obietnice stosownej przestrzeni. Na organizację wpływają też zmiany w grafiku, przystępność pracowników oraz wymaganie zachowania ciągłości bieżących zadań. Z owych powodów program i forma zajęć powinny być ustalone z uwzględnieniem realnych sposobów organizacyjnych.

Istotnym elementem procesu jest sposób wykorzystania wiedzy po zakończeniu szkolenia. Sam udział w zajęciach nie oznacza, że pracownik zaraz zmieni swoje przyzwyczajenia. Część kwalifikacji wymaga powtarzania, a niektóre rozwiązania niełatwo zastosować bez odpowiednich warunków, narzędzi lub zgody przełożonych. Z tego względu warto wcześniej ustalić, po czym będzie można poznać, że szkolenie odpowiadało na określoną potrzebę. W sytuacji obsługi klienta może to być sposób prowadzenia rozmów, przy pracy z dokumentami liczba powtarzających się pomyłek, a przy zarządzaniu zadaniami terminowość realizacji ustalonych zadań. Ocena powinna uwzględniać też czynniki niezależne od uczestników, tj. obciążenie pracą czy zmiana zakresu odpowiedzialności. Przydatne może być ponowne sprawdzenie efektów po kilku tygodniach, kiedy pojawi się możliwość wykorzystania poznanych metod w praktyce. Takie podejście umożliwia odróżnić zadowolenie z przebiegu spotkania od rzeczywistej zmiany w sposobie wykonywania obowiązków. Ułatwia także określenie, czy potrzebne są dodatkowe ćwiczenia, indywidualne wsparcie lub korekta procedur obowiązujących w organizacji.

Zobacz: szkolenia dla firm.